Yaz ayları BT sistemleri açısından KOBİ’ler için zorlu geçebiliyor

Yaz aylarında hizmetler, web sitelerinin düzgün çalışması ve diğer BT ihtiyaçları genellikle bir az sayıda çalışan tarafından yerine getiriliyor. Bu yüzden de sadece bir kişinin tatile çıkması bile işletmede önemli bir işgücü kaybı olarak hissedilebiliyor. Veeam Software Türkiye Ülke Müdürü Ozan İnan KOBİ’lerin karşılaşabileceği bazı sorunların üstesinden gelmeye yardımcı olacak ipuçlarını paylaşıyor. “KOBİ’lere baktığımızda genelde birçok işi bir kişinin yaptığını görürüz. Konu BT olduğunda bile aynı şey geçerli. Ancak BT ile ilgilenen kişinin tatile çıkması birçok KOBİ için oldukça problematik olabilir. Bu konuda KOBİ’lerin yaz aylarında bu tür sorunlarla karşılaşmaması için birkaç öneri veriyoruz.” diyerek yapılabilecekleri sıralıyor.

Çalışanların bilgilendirmesi ve süreçlerin belgelendirilmesi

Çalışanların; web sitesinin düzgün çalışmaması, bir rezervasyon sisteminin çökmesi sonucunda verilerin kaybolması, bir CRM sisteminin çalışmaması ya da bir müşteri ödeme yapmak istediğinde ödeme sisteminin cevap vermemesinin sonuçlarını bildiklerinden emin olun. Bu tür hatalar her ne kadar doğrudan kendi sorumlulukları olmasa da özellikle bu dönemde çok daha önemli bir hale geliyor. Tatile çıkan kişilerin yerlerine onların sorumluluklarını üstlerine alacak kişileri belirleyin, kilit süreçleri belgelendirin ve herkesin BT hizmet sağlayıcınızı, hizmet destek iş ortağınızı ya da distribütörünüzdeki doğrudan ilişkiye geçeceğiniz kişiyi bilmelerini sağlayın. Bu kadar basit bir görev şirketinizin veriye bağlı bir felaketle karşılaşmasının önüne geçer ve bir arıza anında sizi dakikalar içinde kurtarır.

Doğru Veri koruma unsurlarının oluşturulması

Veri, modern dijital iş dünyasının motorudur. Ama büyük ölçekteki veri ve bunun her geçen gün artması kendi büyümelerine ve hayat döngülerine odaklanan küçük işletmeler için önemli bir sorundur. Elde ettiğiniz veri arttıkça, onu yönetmenin maliyetinin yanı sıra sadece toplamak, depolamak ve korumak da yeterli olmayacak. Her büyüklükteki işletmenin veri nerede ve ne zaman istenirse en kısa zamanda erişilebilir olmaması halinde karşılaşabileceği sorunları tekrar değerlendirmesi gerekir.

Bu sorunlar ciro kaybından, BT sistemindeki bir hatadan ya da bir doğal felaketten kaynaklanan plansız kesintiye, işletmenin web sitesine ulaşamayan müşterilerin başka bir siteye giderek oradan işlem yapmasına kadar çeşitlilik gösterebilir. Veriyi yedeklemek sigorta almak gibi olağan bir operasyonel harekettir. Yedekleme yatırımının gerçek değeri sadece ihtiyaç duyulduğunda ve ihtiyaç duyulan veri tekrar geri kazanıldığında görülür. Manyetik bantların kullanıldığı geleneksel yedekleme modelinde kurtarılacak verinin ve sunucunun geri döndürülmesi büyüklüğüne göre yarım günden bir haftaya kadar sürebiliyordu. Anında Kurtarma, işletim sistemi risk altındaysa ya da hasar görmüşse, bir makineyi tekrar çalışır hale getirmek için yedeklemeyi etkin bir şekilde kullanır ve ortalama kesinti süresini 15 dakikanın altına düşürür. Kurtarma zamanı kesinlikle bir yedekleme çözümünde verileri güvence altına almak için önemlidir. Yedeklemeler düzenli olarak test edilmelidir, çünkü her dakika kar – zarar arasındaki farkı gösterebilir.

Güvenlik için insan faktörünü hesaba katılması

Belki inanmak zor ama insan hatası yüzünden kaybedilen veri mekanik bir arıza yüzünden kaybedilenin çok üzerindedir. Dosyaların yanlışlıkla silinmesi, dosyaları yanlış kişiye ya da yere göndermek ve hatta USB’nin kaybedilmesi hesaba katılmayan problemlerdir. İşletmenin büyüklüğü ne olursa olsun veri her gün orada olduğu için önemlidir. Bunun sonucu olarak ve Avrupa Birliği’nde yürürlüğe giren GDPR ile (Genel Veri Koruma Yönetmeliği) uyumlu olmak adına bu veriye kimin erişimi olduğunu ve nerede bulunduğunu anlamanız gerekiyor. Bunu yapmanın bir yolu veriyi haritalandırabilecek teknik bir çözüm kullanmaktır. Ancak bu çözümler sadece tanımlama politikaları kadar etkilidir. Bazı çözümler veriyi toplayıp analiz ederken makine öğrenmesi sayesinde sonuçları geliştirmek için ek tanımlamalarla zenginleştirirken bazı çözümler ise manuel yapılan ayarlamalara bağlıdır. Her iki senaryoda da verinin nerede olduğundan bağımsız bir şekilde yazılımın tüm veriyi bulup haritalandırması kritik bir öneme sahiptir.

BT karmaşasını azaltarak iş faydası eklenmesi

Şirketlerde çalışan BT sorumlularının birçok becerisi olması gerekiyor. Sadece şirketin verimli çalışmasını sağlayan ve iş süreçlerini geliştiren değil, tek kişilik bir destek takımı gibi çalışması gerekir. Basit ve güvenilir bir yedekleme çözümünü kullanmak BT ekibinin birçok defa tekrar etmesi gereken ve zaman alan (ama gerekli olan) görevlerinin yükünü azaltmasına yardımcı olur. Örneğin, tedarikçilerden aldığı malzemelerin eski ve gerçek zamanlı fiyatlarına erişebildiğine inanan küçük bir imalat firması, bunları araştırmakla kaybedeceği zamanı müşterilerine yeni ürünler tasarlamak için harcayabilir. Özellikle daha küçük işletmeler için rekabetin hızına yetişmek ve yeniliklere yön vermek zamanlarının çoğunu aldığından otomatik olmayan ve işgücü gerektiren BT görevlerine yeterli zamanı ayıramayabilirler. BT ekibi, veriyi yönetme ve depolamaya yaptığı harcamayı ve zamanı azaltarak verilerden gerçek bir değer elde ederek işletmelerine fayda sağlamaya odaklanabilirler.

Buluta öncelik verilmesi

Küçük bir işletmede konu veri yönetimi olduğunda, bunu basit tutmak en önemlisidir. Veri erişilebilirliği; şirket kendi sunucusunu kullansa da, bulutta host edilen bir sunucu kullansa da ve hatta sanallaştırılmış sunucuların yanında fiziksel bir sunucu kullansa da çok önemlidir. Geçen beş yılda küçük işletmeler maliyet faydalarını göz önünde tutarak bulut tabanlı hizmetleri ve ihtiyaçlarına göre bir hizmeti büyütme veya küçültme becerisini hızla benimsediler. Veri depolama ve yedekleme her türlü kurum için kilit öneme sahip ama hatırı sayılır miktarda masraf ve çalışan zamanını da harcayabiliyor.

Bu yüzden küçük işletmelerin hizmet sağlayıcıların bulutları üzerinde depolama ve yedekleme hizmetini alabilmeleri çok daha uygundur. 3-2-1 yedekleme kuralını uygularken bulutun düşünülmesi gerekir. Bu kuralda işletmeler üretim verisinin 3 kopyasını 2 farklı ortamda saklamalı ve bu ortamlardan biri de şirket dışında olmalıdır (fiziksel depolama alanında ya da bulutta olabilir). Faydaları ortada olmasına rağmen hizmet sağlayıcıların da veri koruma ve yönetiminin işletmenin ihtiyaçlarını karşıladığından ve herhangi bir veri kaybı ya da sızıntı anında da çalışacağından emin olması gerekiyor.